NII個人情報保護ポリシー
2002年5月1日 制定
2024年10月1日 改定
日本情報産業株式会社
代表取締役社長 田島 浩
当社は1969年創業以来、独立系情報処理企業として多くのユーザーの皆様に技術提供をして参りましたが、その過程において様々な情報を取扱う立場にあります。
近年は、特に個人情報の保護が強く求められており、当社ではこのことに対応する為、「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項（JIS Q15001）」に適合した【個人情報保護ポリシー】を制定し、常に万全な体制で個人情報保護に邁進しております。
以下の基本方針を策定し、これに基づき安全性の高いサービスをご提供致します。
1.ポリシー
個人情報は個人の貴重かつ重要な財産です。日本情報産業株式会社で従事する全ての者は、個人情報保護マネジメントシステムを理解・遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、お客様の情報を守り、その信頼に応えなければなりません。
2.個人情報保護マネジメントシステムの目的
適切な個人情報の収集、及び利用の基準、並びに運用に関する規定とします。
3.組織活動
ポリシーを具体化するため、以下の活動を行います。
- 代表者、役員及び全ての従業者は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範、ガイドライン等を遵守し、適切に管理します。
- 代表者は、個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施、及び運用に関する権限を与え、業務を行わせます。
- 代表者は、監査責任者、及び教育責任者を選任し、監査、PMS教育を定期的に実施します。
- 取引企業および個人に対し、規定の目的達成のための協力を要請します。
- 当社は「個人情報保護マネジメントシステムの要求事項」（JIS Q15001）に基づく個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を確立し、継続的に見直し改善します。
4. 個人情報の取り扱い
- 個人情報の収集、利用、及び提供について
当社は個人情報の収集にあたり、お客様に対し事前に収集目的を明らかにし、あらかじめ本人の同意を得た上で、適法な手段で取得します。取得した個人情報は利用目的の範囲内で適切に利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
- 目的外利用について
当社は、収集した個人情報の目的外の利用をする場合、及び個人情報を第三者に提供する場合には、あらかじめ本人の同意を得ることとします。
- 権利の尊重
当社は、個人情報に関する本人の権利を尊重し、個人情報に対し、本人からの苦情相談、開示、訂正、削除等の求めに対しては「個人情報相談室」を設置し遅滞なく対応します。
- 安全対策の実施
当社は、個人情報の滅失、ろう洩、き損などのトラブルの発生を防止するための社内規定を整備し、安全対策を実施します。
個人情報保護ポリシーに関するお問い合わせは、「個人情報相談室」までご連絡下さい。
TEL ： 03-3409-9412
「個人情報保護法」に基づく
公表について
日本情報産業株式会社
2024年10月1日
代表取締役社長 田島 浩
個人情報保護管理者 小川 雄也
当社は、「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます。）に基づき、以下の事項を「公表」いたします。
公表事項
個人情報を利用する業務と利用目的
1. 個人情報および保有個人データの利用目的の公表
- 個人情報の種類、利用目的
-
- （1）採用情報
・採用選考の手続き
- （2）社員情報
・給与、福利厚生、社会保険等の手続き
- （3）退職者情報
・地方自治体等への手続き
- （4）お問い合わせ情報
・お問い合わせへの回答のため
- （5）お客様情報
・弊社商品、サービスのご案内のため
なお、当社が業務を委託されたことに伴いお預かりする個人情報は委託業務の実施のために利用しますが、保有個人データには該当しません。
個人情報の第三者開示、提供等について
1. 個人情報の第三者提供等について
当社は、取得させていただいた個人情報を、次のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供または開示いたしません。
- お客様の同意がある場合
- 法令等に基づく場合
- 人の生命・身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
- 合併、会社分割等の事由による事業継承の場合
2. 目的外利用の防止について
当社は、取得させていただいた個人情報を、その利用目的の達成に必要な範囲内において委託先へ開示または提供する場合があります。この場合には委託先が個人情報の取扱い及び、目的外利用等することのないよう契約等により義務づけるとともに、必要かつ適切に監督いたします。
個人情報の開示等について
1. 開示等の求めに応じる手続きについて
当社に対して、法の定めるところにより、本人又はその代理人から、個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示の請求があった場合、本人に関する個人情報を下記の方法により「開示等の請求」をすることができます。
2. 「開示等の請求」に際して提出して頂く書類等
原則、郵送にてお受けいたします。所定の「個人情報開示・訂正・削除等申込書」が必要になりますので、末尾記載の「総務人事部長」に連絡をお願いいたします。折り返し、申込書をお送りいたしますので、必要事項をご記入の上、必要書類を添付し返送をお願いします。
3. 「開示等の請求」に際して提出して頂く書類等
- ご本人が申請する場合
-
- 「個人情報開示・訂正・削除等申込書」（当社所定書式）
- 運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
- 法定代理人が申請する場合
-
- 「個人情報開示・訂正・削除等申込書」（当社所定書式）
- 本人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする代理人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 代理人の住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
- 法定代理人であることを証明する以下いずれか１点（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
戸籍謄本・戸籍抄本・成年後見人登記の登記事項証明書・家庭裁判所の証明書等
- 任意代理人が申請する場合
-
- 「個人情報開示・訂正・削除等申込書」（当社所定書式）
- 本人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で本人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする本人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 代理人の運転免許証、マイナンバーカード、パスポート等の写真で代理人確認ができるものの写し（開示等の請求等をする代理人の名前及び住所が記載されている有効期限内のもの）
- 代理人の住民票の写し（開示等の請求等をする日前３０日以内に作成されたもの）
- 開示請求者本人が署名し、実印を捺印した委任状
- 開示請求者本人の印鑑登録証明書（発効日から３ヶ月以内のもの）
4. 「利用目的の通知」および「開示」の請求時の申請費用およびその徴収方法
- 手数料および徴収方法
郵便の場合のみ、通知1件につき実費500円（切手）をご請求させて頂きますので個人情報開示・訂正・削除等申込書とともに郵便切手をご同封下さい。
5. 「開示等の請求」に対する回答方法等
- ご回答の方法
開示請求者の指定した方法にて開示いたします。
郵送による回答をご希望される場合には、「個人情報開示・訂正・削除等申込書」に記載されたご住所宛に本人限定受取郵便にて送付します。
なお、指定いただいた開示等の方法を行うことが困難な場合には、書面での郵送にて対応いたします。
- ご回答の時間
事務手続確認、社内調査のため、「個人情報開示・訂正・削除等申込書」が弊社の到着した日から10営業日を目処に回答いたします。ただし、調査に時間を要するなど10営業日以内に回答できない場合は、ご連絡申し上げます。
6. 「開示等の請求」に関して取得した個人情報の利用目的
「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示請求業務以外に利用することはありません。
なお、提出いただいた書類は「開示等の請求」に対する回答が終了した後2年間保存し、その後シュレッダーにて廃棄させていただきます。
7. 注意事項について
次のいずれかに該当する場合は、開示いたしかねますので、予めご了承願います。開示できない場合は、その理由をご通知いたします。
- 開示対象者または第三者の生命、身体、財産のその他の権利利益を害するおそれがある場合
- 開示対象者の確認ができない場合
- 代理人による請求で、代理権が確認できない場合
- 弊社の手続をご了承いただけない場合
- その他法令に違反することとなる場合
- 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
保有個人データの安全管理のために講じた措置（本人の知り得る状態に置くことにより当該保有個人データの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるものを除く）
- 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護ポリシー」を策定しています。
- 個人データの取扱いに係る規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
- 人的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
- 物理的安全管理措置
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
- 技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
